Was ist eine Asset-Lebenszyklus-Analyse?

14. Juli 2020

Asset-Relationship-Management Service Wissen

Um das Potenzial im Service, der Wartung und Instandhaltung von industriellen Maschinen und Anlagen aufzudecken, bedienen sich immer mehr Hersteller, Servicepartner aber auch Betreiber der sogenannten Asset-Lebenszyklus-Analyse als Tool. Was man darunter versteht, wofür man die Asset-Lebenszyklus-Analyse braucht und wie sie funktioniert,  erklären wir in diesem Blogartikel.

Was ist ein Asset?

Im industriellen Kontext ist hier die Rede von “Sachanlagen”, also materiellen Vermögensgegenständen. Darunter versteht man also zum Beispiel Maschinen, Anlagen, Fahrzeuge oder Gebäude. 

Was ist ein Asset-Lebenszyklus?

Ein Asset-Lebenszyklus (vgl. Lifecycle im Englischen)  beschreibt die Abfolge von Phasen im  Lebenszyklus eines bestimmten Assets. Der Asset-Lebenszyklus beginnt üblicherweise mit der Planung, in der zunächst der Bedarf für ein Asset ermittelt wird und und setzt sich über die gesamte Nutzungsdauer bis hin zur Entsorgung des Assets fort. Dabei durchläuft das Asset zwischen Planung und Entsorgung für gewöhnlich die Phasen Engineering, Beschaffung, Inbetriebnahme, Betrieb und Austausch, manchmal auch Upgrade, Retrofit oder Überholung. Im Rahmen des industriellen, anlagennahen Asset Managements betrachtet z.B. der Verein Deutscher Ingenieure (VDI)  bei der zugrundeliegenden Definition nur den längsten und wichtigsten Teil des Asset Lebenszyklusses: den Betrieb und die Instandhaltung. Auf Letzteres, also Betrieb und Instandhaltung, legen wir auch in diesem Artikel den Fokus. 

Was ist eine Asset-Lebenszyklus-Analyse?

Eine Asset-Lebenszyklus-Analyse beschreibt eine Analyse innerhalb des Asset-Relationship-Managements, bei welcher der vollständige Lebenszyklus eines Assets abgebildet und im Anschluss auf Optimierungspotential hin untersucht wird. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der Ausarbeitung ankommt und welche Faktoren neben den einzelnen Lebenszyklus-Abschnitten von industriellen Maschinen und Anlagen zu berücksichtigen sind.

Warum eine Asset-Lebenszyklus-Analyse durchführen?

Die Asset- Lebenszyklus-Analyse soll Akteuren eines Unternehmens helfen, das Potenzial für Verbesserung entlang des Lebenszyklusses einer Maschine oder Anlage aufzudecken. Diese Erkenntnisse gilt es bei der Umsetzung beispielsweise im Zuge der digitalen Transformation des Unternehmens zu berücksichtigen. Dabei ist es essentiell für erfolgreiche Hersteller, Kenntnis über die Verfügbarkeit, Nutzung und Qualität der eigenen Assets zu haben.

Eine Asset-Lebenszyklus -Analyse kann wie folgt angewendet werden:

Der Asset-Lebenszyklus wird zunächst als linearer Verlauf visualisiert. Dafür gehen Sie den gesamten Lebenszyklus eines Assets gedanklich entlang und stellen diesen anhand von zwei Dimensionen graphisch in einer sogenannten Asset-Lebenszyklus-Matrix dar. 

Die horizontale Achse

Von links nach rechts werden hier alle Stationen, die ein Asset während seines Lebenszyklusses durchläuft, abgebildet. Dieser Zyklus beginnt schon vor der eigentlichen Inbetriebnahme, umfasst z.B. geplante und ungeplante Ereignisse sowie Ersatz- und Verschleißteile und endet meist mit der Entsorgung oder dem Austausch des Assets. Dabei gilt für jeden Schritt: Je genauer die Beschreibung und Abgrenzung zum vorherigen Schritt, desto detailliertere und aussagekräftigere Ergebnisse liefert die anschließende Analyse.

Die vertikale Achse

Die vertikale Achse stellt die Analyseebenen dar. Zunächst ist es wichtig, die Aufgaben, die in jedem Schritt anfallen, genau zu beschreiben. Das gibt einen Überblick darüber, welche Personen und Tools im jeweiligen Schritt involviert sind. Zusätzlich werden in diesem Rahmen der Aufwand, sowie der Erfolg betrachtet und gegenübergestellt. 

Jeder Asset-Lebenszyklus ist einzigartig

Jede Asset-Lebenszyklus-Analyse wird passgenau für ein bestimmtes Asset oder einen bestimmten Asset-Typ erstellt. Hierbei ist es wichtig, genau auf die Funktionsweise und Bedürfnisse eines Asset-Lebenszyklus einzugehen und die Analyse für einen bestimmten Asset-Typ durchzuführen. So kann es sein, dass die Schritte der Asset-Lebenszyklus-Analyse von einem Asset unbrauchbar für ein anderes sind.

Das heißt also, dass ein Unternehmen mit mehreren Maschinentypen bzw. Anlagen nicht zwangsläufig mit einer universellen Asset-Lebenszyklus-Analyse auskommen kann, sondern diese individuell erstellen sollte. Dafür profitieren Sie von einer 360-Grad-Gesamtansicht Ihrer installierten Basis, welche wiederum die Grundlage bildet, um anschließend das Digitalisierungspotential abzuleiten. Unserer Erfahrung nach ist es dennoch in den meisten Fällen ausreichend, eine fundierte Asset-Lebenszyklus-Analyse zu erstellen und die Unterschiede innerhalb der Asset-Lebenszyklus-Matrix für die unterschiedlichen Asset-Typen festzuhalten. Schlussendlich sind dann doch oftmals ähnliche IT-Systeme und Personen involviert, wenn es um Service, Wartung und Instandhaltung von unterschiedlichen Assets geht.

Wie erstellt man eine Asset-Lebenszyklus-Analyse?

Bevor Sie mit der  Asset-Lebenszyklus-Analyse loslegen, ist es wichtig, einige Fragen zu beantworten:

  • Für wen wird die Analyse erstellt? Im Bereich der industriellen Maschinen- und Anlagen wäre diese Persona zum Beispiel der Service- oder Instandhaltungsleiter.
  • Welche Art von Asset wird abgebildet? In der Industrie gibt es eine große Bandbreite und Vielfalt an unterschiedlichen Assets. Darum ist es wichtig, das Asset genau einzuordnen, um es später optimal analysieren zu können. So sieht der Lebenszyklus einer bestimmten Maschine logischerweise anders aus, als der eines Gebäudes.
  • Welche Erkenntnisse sollten daraus hervorgehen? Welche Ziele sollen erreicht werden? Auch diese Frage ist, wie das Asset an sich, sehr individuell und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Allgemein ist das Ziel einer Asset-Lebenszyklus-Analyse, ein genaues Verständnis der Prozesse heute und des Potentials von morgen zu erlangen. Für Serviceleiter im Maschinenbau sind klassische Ziele neben der Effizienz- oder Umsatzsteigerung so zum Beispiel die Stärkung der Kundenbindung entlang des Lebenszyklusses im After-Sales. Für Instandhaltungsleiter geht es neben der Effizienzsteigerung oft um die Verlängerung des Lebenszyklusses der Anlagen bzw. darum, Stillstandszeiten zu minimieren.

Sobald Sie eine Antwort auf diese Fragestellungen haben, kann mit der Ausarbeitung der Asset-Lebenszyklus-Analyse begonnen werden.

Schritt 1: Team – Das Asset-Lebenszyklus-Analyse Team zusammenstellen

Auch wenn nicht jeder Mitarbeiter direkten Kontakt zum Asset hat, sollten möglichst verschiedene Abteilungen in diesem Team für die Analyse vertreten sein.

  • Bei Herstellern und Servicepartnern: z.B. Service-Innendienst, -Außendienst, Geschäftsführung, IT; 
  • Bei Betreibern: z.B. Instandhaltungsteams, Instandhalter, Bediener der Maschine etc.

Auch Mitarbeiter ohne Maschinenkontakt können hier wertvolle Einblicke und neue Betrachtungswinkel liefern. Sie werden zudem dafür sensibilisiert, bei jedem Arbeitsschritt das Asset im Hinterkopf zu behalten. Diese Parteien sollten auf jeden Fall involviert sein:

  • Serviceleiter: Können eine Asset-zentrierte Einschätzung liefern und verfügen über fundiertes Fachwissen über die installierte Basis
  • Servicetechniker bzw. Monteure: Können durch die direkte Arbeit am Asset konkrete und hilfreiche Aussagen über Bedürfnisse und Anforderungen des Assets in der Praxis treffen
  • IT: Können zusätzlichen Input zu Möglichkeiten und Grenzen der Verfügbarkeit und Auswertung von Daten liefern
  • Externe Berater/Coaches: Helfen in einigen Fällen dabei, einen Blick von Außen einzubringen, der die sogenannte Betriebsblindheit auflöst und so  gegebenenfalls neue Erkenntnisse beisteuert.

Schritt 2: Entwurf – Den ersten Entwurf des Asset-Lebenszyklusses erstellen

Das Analyse-Team sollte dann zum Beispiel im Rahmen eines Workshops zusammenkommen, um einen ersten Entwurf in Richtung Asset-Lebenszyklus zu erarbeiten. Dabei ist es ratsam, einen Moderator festzulegen, der die Fragen stellt und die jeweiligen Antworten des Teams notiert. Welche Schritte durchläuft das Asset entlang seines Lebenszyklusses von vor der Inbetriebnahme bis zum Lebenszyklusende? Welche Parteien, Organisationen, Personen, IT-Systeme und Prozesse sind involviert? 

In diesem Schritt geht es dabei um den ersten, groben Entwurf. Hier sollten also noch nicht zu viel Zeit und Ressourcen investiert werden; ein 2-3 stündiger Kick-off Termin mit dem Analyse-Team sollte hier vollkommen ausreichend sein. Vielmehr steht die Erarbeitung eines richtungsweisenden Fahrplans im Vordergrund. Dies kann sich auch in der Darstellungsform widerspiegeln, Flipchart und Post-Its genügen hier völlig. 

Schritt 3: Datensammlung – Annahmen mit Fakten belegen

Nach dem Brainstorming folgen die “Hard Facts”. Hier geht es darum, die vorher besprochenen Teilschritte und -prozesse mit Zahlen, Daten und Fakten zu belegen. Seien Sie dabei so genau wie möglich. Wie oft füllt der Servicetechniker jährlich den Servicebericht aus, wie lange braucht er dafür und wer verarbeitet diesen? Sind die Berichte noch papierbasiert, oder müssen von Excel bzw. Word beim Kunden ausgedruckt, danach unterschrieben, wieder eingescannt und händisch vom Backoffice ins ERP-System übertragen werden? Stoppen Sie die Zeiten Ende-zu-Ende für einen repräsentativen Servicefall. Diese Arbeit scheint zunächst kleinschrittig, zeigt aber im Nachgang auch detailliert, an welcher Stelle mit Hilfe von Digitalisierung optimiert werden kann. Datenquellen können interner und externer Natur sein, Erfahrungsberichte von Servicepartnern können genauso hilfreich sein wie Daten aus den eigenen Reihen im Serviceaußendienst oder aus dem Instandhaltungsteam.

Schritt 4: Pareto-Prinzip – Die wichtigsten Potenziale identifizieren und priorisieren

Das Pareto-Prinzip besagt, dass in vielen Fällen mit nur 20 Prozent Einsatz ein 80-prozentiges Ergebnis erzielt werden kann. Dieser Grundsatz findet auch im industriellen Servicepotenzial  Anwendung. Dabei ist es hilfreich, die Potenziale nach der Reihenfolge ihrer Bedeutung geordnet als Säulen in ein zweidimensionales Koordinatensystem (Pareto-Diagramm) einzutragen. Dies dient als Entscheidungsgrundlage, die es Ihnen ermöglicht, wichtiges von unwichtigem Potenzial zu unterscheiden. Auf dieser Grundlage können Sie dann priorisieren, in welcher Reihenfolge Sie die Potenziale angehen. Je mehr der Asset-Lebenszyklus dabei in den vorherigen Schritten ausgestaltet wurde, desto einfacher fällt es in diesem Schritt, Knackpunkte zu identifizieren und entsprechendes Potential abzuleiten. Hier geht es darum, die Asset-Lebenszyklus-Matrix zu analysieren und auf Auffälligkeiten und Potenziale hin zu untersuchen. Für welche der Tätigkeiten, die entlang eines Asset-Lebenszyklus anfallen, können Sie für Ihre Mitarbeiter entlasten oder Ihren Kunden ein zusätzliches Serviceangebot schnüren? Welche Prozesse, die heute noch händischen Aufwand für ihre Mitarbeiter bedeuten, können Sie optimieren und wie kann diese Lösung aussehen? 

Unserer Erfahrung nach bergen vor allem Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung und Servitization (Genauere Informationen dazu gibt es hier)  noch nicht so weit fortgeschritten sind, viel Potential zur Effizienzsteigerung. Genau dieses Potential wird anhand der Asset-Lebenszyklus-Analyse sicht- und greifbar gemacht. 

Schritt 5: Fahrplan zur Umsetzung des Potenzials

Für die Umsetzung empfehlen, wir einen klaren Fahrplan anhand des Potenzials aufzubereiten und den jeweiligen Parteien Verantwortlichkeiten intern und extern zuzuweisen.

Hier ist es ratsam, eine Art Schnellboot in der Organisation zusammenzustellen, ähnlich wie das Analyse-Team. Damit ist gemeint, dass es hierfür sinnvoll ist, z.B. eine/n ProjektleiterIn zuzuweisen, im besten Fall aus der Fachabteilung im Service oder der Instandhaltung. Nur in wenigen Fällen gelingt die erfolgreiche Umsetzung des Potenzials im Service, wenn die Verantwortung in der IT oder der Digitalisierungsabteilung liegt, da hier oftmals die richtige Incentivierung aus dem Tagesgeschäft fehlt. Sie sollten prüfen, ob die für die Umsetzung nötigen Ressourcen intern bereits zur Verfügung stehen oder Sie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten wollen bzw. müssen. In beiden Fällen sollten Sie darauf achten, dass das nötige Know-How im Umfeld von industriellen Assets bzw. dem Service oder der Instandhaltung auch IT-seitig vorhanden ist. Außerdem ist es wichtig, dass die Geschäftsführung bei der Umsetzung den nötigen Support zusichert.

Sie wollen mit der Asset-Lebenszyklus-Analyse loslegen? Gerne zeigen wir Ihnen, wie wir anderen Unternehmen aus dem Maschinenbau heute bereits mit unserem Asset-Relationship-Management System helfen und wie wir auch Ihnen helfen können, den Service, die Wartung und Instandhaltung Ihrer Maschinen und Anlagen nach dem Pareto-Prinzip zu verbessern.

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