Die 11 wichtigsten Tipps für digitale Dokumentation rund um Maschinen und Anlagen

11. August 2020

Service Wissen

Viele Hersteller von industriellen Maschinen und Anlagen liefern Betriebsanleitungen noch immer auf externen Medien wie CDs und USB-Sticks aus, oft geschieht dies sogar noch in papierform – natürlich in Teilen auch aufgrund der jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. Die gute alte papierbasierte Bedienungsanleitung also einfach abzuschaffen ist meist nicht ohne Weiteres möglich. Es ist jedoch an der Zeit, dass Hersteller zum einen ihren Kunden und Servicepartnern, aber auch ihren Mitarbeitern im Außendienst eine intuitive, digitale Dokumentation als zusätzliche Alternative bieten. Im Schnitt sind ca. 10-15 % aller Anfragen, die der Innendienst im Service bzw. im Helpdesk beim Hersteller täglich abarbeiten muss, auf fehlende, nicht auffindbare oder schlecht zugängliche Dokumentation zurückzuführen. In diesem Blogpost erklären wir, worum es beim Thema digitale Dokumentation rund um Maschinen und Anlagen geht, wieso dies gerade im Maschinenbau so wichtig ist und welche Tipps Sie bei der Einführung von digitaler Dokumentation beachten sollten. 

Was bedeutet digitale Dokumentation rund um Maschinen und Anlagen?

Im Kontext der Industrie umfasst die digitale Dokumentation jegliche Unterlagen bzw. Informationen über Anlagen oder Maschinen, die digital in Form von Daten oder Dateien verfügbar sind. Darunter fallen also zum Beispiel digitale Bedienungsanleitungen als PDF oder Zeichnungen, Handbücher, Datenblätter und Zertifikate. Im Rahmen der Einführung digitaler Dokumentation sollten Hersteller die Dateien für ihre gesamte installierte Basis zentral an einem Ort verwalten und zum Beispiel im Falle von Änderungen und An- oder Abkündigungen den jeweiligen Maschinen schnell und einfach zuordnen können. 

Warum ist digitale Dokumentation so wichtig?

Im Schnitt verbringen Mitarbeiter in Unternehmen knapp 20% ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen, die sich häufig in den Tiefen von unübersichtlichen Ordnerstrukturen oder Dokumenten bzw. unterschiedlichen Systemen verbergen.

Die Möglichkeit, gezielt nach einzelnen Unterlagen oder sogar Inhalten zu suchen, beispielsweise mit Bezug zu einer bestimmten Maschine über die Seriennummer und der jeweiligen digitalen Lebenslaufakte, bedeutet also eine enorme Zeitersparnis und somit Produktivitätssteigerung, laut McKinsey sind hier zwischen 30-35% Verbesserung möglich. 

Darüber Hinaus gelingt es Herstellern durch das zentrale Bereitstellen von digitaler Dokumentation, ihre Kunden Schritt für Schritt an “Hilfe zur Selbsthilfe” heranzuführen. Für den Kunden liegt der Griff zur Betriebsanleitung deutlich näher, wenn diese in wenigen Sekunden, Handgriffen oder Klicks digital mit Volltextsuche und Inhaltsverzeichnis zur Verfügung steht, als wenn erst die passende Anleitung und dann auch noch die entsprechende Stelle darin in einer oft langwierigen Suche gefunden werden muss. Wenn Kunden also beispielsweise wiederkehrende Servicefälle durch einen einfachen Zugriff auf passende Informationen über die zentrale digitale Dokumentation selbst beheben können, bleibt den Herstellern mehr Zeit für die wichtigeren Themen im Service.

Die 11 wichtigsten Tipps zur digitalen Dokumentation rund um industrielle Maschinen und Anlagen

1. Ziehen Sie Ihre Maschinendokumentation sicher in die Cloud um 

Die Cloud beschreibt eine der wichtigsten technologischen Veränderungen der letzten Jahre. So wird es ermöglicht, Dokumente zentral an einem, digitalen Ort zu verwalten. Auf diese Weise können verschiedene, dazu berechtigte Parteien von Hersteller über Betreiber bis hin zum Servicepartner jederzeit und von überall relevante Informationen zur Maschine abrufen und gegebenenfalls ändern bzw. hinzufügen. Durch die cloudbasierte Lösung haben die anderen Parteien sofort Zugriff auf die Aktualisierungen und können darüber auch benachrichtigt werden. (siehe Tipp 11) 

Hier ist es dennoch wichtig, die Datensicherheit nicht aus den Augen zu verlieren. Achten Sie darauf, dass die digitale Dokumentation durch Sicherheitsmechanismen wie zweifaktorielle Authentifizierung oder Passwortänderungszyklen geschützt ist und ihr Hosting-Provider die wichtigsten Sicherheitsstandards bzw. Zertifizierungen zur Verfügung stellt (z.B. C5, ISO 27001, TISAX etc.)

2. Strukturieren Sie Ihre Dokumentation eindeutig mit Bezug zur jeweiligen Maschine als digitale Lebenslaufakte 

Dokumentenverwaltungssysteme gibt es auf dem Markt viele. Im industriellen Kontext ist es für Maschinen- und Anlagenhersteller jedoch enorm wichtig, dass die Dokumentenverwaltung auf das ausgerichtet ist, was auch in ihrem Tagesgeschäft im Zentrum steht: die Maschine oder Anlage. Die digitale Dokumentation sollte es, zum Beispiel mittels eines Bezugs zur Serien-, Geräte- oder Inventarnummer ermöglichen, die Dokumentation für jedes Asset eindeutig abzurufen. So ergibt sich eine 360-Grad-Gesamtansicht über jede Maschine, bei der Dank der zentralen Ablage keine Informationen verloren gehen sollten. 

3. Bedenken Sie gleiche Maschinentypen, Baureihen und wiederkehrende Dokumente

Es ist eine enorme Herausforderung für Hersteller aber auch für Betreiber die gesamte Dokumentation über die installierte Basis bzw. den eigenen Maschinenpark aktuell zu halten. Wir empfehlen, dass Sie bei der Strukturierung Ihrer digitalen Dokumentation von vornherein beachten, dass Sie gleiche Baureihen oder Maschinentypen an einer zentralen Stelle verwalten können. Diese Strukturierung über Asset-Typen hat den Vorteil, dass zukünftige Änderungen an der Dokumentation, die eine ganze Reihe von baugleichen Maschinen betreffen, nur an einer einzigen zentralen Stelle vorgenommen werden müssen und dann automatisiert auf alle Maschinen dieser Reihe übertragen werden. 

4. Achten Sie darauf, dass Ihre digitale Dokumentation “Mobile First” abrufbar ist 

Auch in Traditionsbranchen wie dem Maschinenbau besitzt mittlerweile jeder ein Smartphone und im Normalfall haben beispielsweise der Servicetechniker oder der Betreiber auch genau dieses Gerät in der Hosentasche, wenn sie zum Servicefall an eine Maschine gerufen werden. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Ihre Lösung zur digitalen Dokumentation speziell auf diese mobilen Endgeräte ausgerichtet ist. “Mobile First” beschreibt dabei den Denkansatz, bei der Entwicklung einer Softwarelösung die Darstellung auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets zu priorisieren. Einen weiteren enormen Vorteil, den der Einstieg über mobile Endgeräte bietet, erläutern wir im nächsten Punkt. 

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5. Nutzen Sie QR-Codes als Schnellzugriff an Ihren Maschinen und Anlagen

Bei der digitalen Dokumentation dreht sich viel um die Zeitersparnis beziehungsweise Effizienzsteigerung für alle Beteiligten. Letztere kann durch einen Schnellzugriff per QR-Code an den Maschinen auf ein neues Level gehoben werden. Bringen Sie an Ihren Maschinen bzw. Anlagen QR-Codes an, die mit der zentralen, digitalen Dokumentation verlinkt sind. So erhalten Sie durch das Scannen des jeweiligen QR-Codes, der sich an jeder Maschine bzw. Anlage befindet die gesamte Historie und die dazugehörige Dokumentation. So kann beispielsweise der Servicetechniker mit einem Klick auf seinem Mobilgerät genau sehen, welche Serviceberichte in der Vergangenheit bereits für die Maschine ausgefüllt wurden, ohne zuerst die jeweilige Dokumentation suchen zu müssen. 

6. Achten Sie auf Volltext-Durchsuchbarkeit Ihrer Dokumente mit OCR

Um das gesamte Potenzial, das die digitale Dokumentation mit sich bringt auszunutzen, sollten Sie darauf achten, dass z.B. Ihre PDF-Dateien durchsuchbar sind. Dafür müssen die Dokumente als Volltext-PDF vorliegen. Sollten Sie viele eingescannte Dokumente haben, so empfehlen wir, dass Sie sich einen Scanner mit optischer Zeichenerkennung zulegen (engl. Optical Character Recognition – OCR). So können Sie aus Hunderten von Seiten innerhalb von wenigen Sekunden bestimmte Begriffe filtern und mit den Ergebnissen dann effizient arbeiten. 

7. Nutzen Sie Verlinkungen in Inhaltsverzeichnissen Ihrer digitalen Dokumente

Inhaltsverzeichnisse geben einen Überblick über das Dokument, sollen es strukturieren und die gezielte Suche nach einem Inhalt erleichtern. Bei papierbasierten Bedienungsanleitungen muss der Nutzer jedoch zunächst das Gesuchte aus dem oft seitenlangen Verzeichnis filtern und dann auf die entsprechende Seite blättern. Die digitale Form bietet hier eine effiziente “Abkürzung”: durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag im digitalen Inhaltsverzeichnis gelangt der Nutzer direkt – ohne nerviges Blättern – zu der gesuchten Stelle im Dokument. 

8. Teilen Sie Ihre Dokumentation in einzelne “Filetstücke” auf

Dass Betriebsanleitungen mehrere Hundert Seiten lang sind, ist besonders in der Industrie eher die Regel als die Ausnahme. Benötigt werden dann im konkreten (Problem)-Fall jedoch häufig nur wenige Seiten oder eine ganz bestimmte Zeichnung. Daher ist es für die digitale Dokumentation ratsam, Betriebs- oder Bedienungsanleitungen zu “filetieren”, also in einzelne Dokumente aufzuteilen und die wichtigsten “Filetstücke” dann einzeln bereitzustellen. So kann zum Beispiel der Betreiber, bei dem eine bestimmte Wartung fällig ist, gezielt das Dokument “Wartungshinweise” öffnen, ohne vorher die gesamte Betriebsanleitung nach eben diesem Teil durchforsten zu müssen – das spart Zeit und Nerven. 

9. Bedenken Sie zugrundeliegende Rechte- und Rollenstrukturen für eindeutige Zugriffe auf Ihre digitale Dokumentation

Wenn Sie mehrere Parteien auf Ihre digitale Dokumentation zugreifen lassen wollen, z.B. zum Einen Ihre Mitarbeiter im Außendienst, zum Anderen Ihre Kunden, Servicepartner, Händler oder Vertretungen, dann sollten Sie darauf achten, dass Sie zentral steuern können, wer welche Dokumente bezogen auf Ihre Assets einsehen, bearbeiten oder hochladen darf.

10. Fragen Sie Ihre IT oder Ihren DMS-Anbieter zum Thema Bereitstellung

In vielen Fällen liegen zumindest Teile der Informationen und Dokumente schon in digitaler Form z.B. in einer Filestruktur, in einem DMS, PLM oder PDM System vor. Hier ist es für die Implementierung der digitalen Dokumentation ratsam darauf zu achten, dass vorhandene Dokumente und Dateien mit Hilfe z.B. mit Hilfe eines Datenabzuges oder standardisierten Schnittstellen einfach, schnell und sicher in Ihr Cloud-System übertragen werden können. Unsere Empfehlung wäre, dass Sie sich hier bei Ihrem IT-Leiter oder Ihrem jeweiligen DMS-Anbieter erkundigen, in welcher Form ein Datenabzug oder eine Anbindung über eine Web-Schnittstelle (z.B. REST-API) möglich ist. 

11. Benachrichtigen Sie einzelne Parteien bei der Archivierung, Versionierung oder Bereitstellung von Dokumenten 

Einen weiteren, klaren Vorteil der Dokumentation in digitaler Form bieten automatisierte Benachrichtigungsfunktionen. So sollten Sie darauf achten, dass die Nutzer Ihrer digitalen Dokumentation über einen Kanal ihrer Wahl (z.B. E-Mail, SMS, Notification) benachrichtigt werden, sobald z.B. ein neues Dokument verfügbar ist oder sich bei den bereits vorhandenen Dokumenten etwas geändert hat. Hersteller haben so die Möglichkeit, ihre Kunden und Servicepartner bezüglich Dokumentation stets auf dem neuesten Stand zu halten, wovon alle Parteien profitieren. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wichtigkeit der digitalen Dokumentation rund um industrielle Maschinen und Anlagen oft unterschätzt wird. Wir sehen dennoch viele Hersteller und Betreiber, die sich der Notwendigkeit zentraler, digitaler Dokumentation gerade jetzt bewusst werden. Um die häufigsten Fallstricke zu vermeiden, haben wir die aus unserer Sicht wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Einführung beachten sollten.

Falls Sie nun mit der digitalen Dokumentation rund um Ihre Maschinen und Anlagen loslegen wollen zeigen wir Ihnen gerne, wie wir anderen Unternehmen aus dem Maschinenbau heute bereits helfen. Kontaktieren Sie uns.

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